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退職の上手な切り出し方「いつ?誰に?どうやって?」注意点やマナーまとめ

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「退職の上手な切り出し方がわからない」
「まず、だれにどう切り出せばいいの?」

退職は何度も繰り返しするものではありませんので、方法やマナーがわからなくても仕方ありません。

ここでは、切り出す前の準備からどう伝えるのか言い方の例文まで、マナーを守って円満退職するためのノウハウをまとめていきます。

この記事に書いてあることを実践して、スムーズな退職を目指しましょう。

【準備】上手な退職の切り出し方|退職を切り出す前にやっておくこと

まずは、退職の前にやっておくべきことを知っておきましょう。

じつはこの退職を切り出す前にやっておく準備こそが、スムーズな退職のために一番重要なポイントといえます。

しっかり把握して準備に入りましょう。

  • 準備1.繁忙期などを避けたタイミングで退職スケジュールを立てる
  • 準備2.引き継ぎの準備を進める
  • 準備3.失業中に必要なお金を把握しておく

準備1.繁忙期などを避けたタイミングで退職スケジュールを立てる

まずは退職までのスケジュール予定をたてていきましょう。

その際、以下のような時期は退職にふさわしくないのでできるだけ避けるようにします

  • 繁忙期
    忙しく退職希望を取り合ってもらえない
    後任が決まりにくい
  • 人事異動直後
    再び人員配置の手間が発生する
  • 大型案件の途中
    案件の進捗に影響を及ぼす可能性がある

ここでのスケジュールは確定ではなくあくまでも仮です。

退職希望を人事や上司に共有した後、確認して進めていくのがマナーです。

準備2.引き継ぎの準備を進める

引継ぎの準備だけは退職を意識しだしたころから進めておくと安心です。

引継ぎの準備例

  • マニュアルを作成する
  • 周囲に自分にしかできない業務を伝える

    退職で一番ネックになるのが後任への引継ぎですが、後任が決まるのはあなたの退職が公式に共有。

    退職を切り出す前から準備しておけば、限られた時間でスムーズにすべて引き継ぐことができるでしょう。

    退職までに後任が決まらない場合でもマニュアルさえあれば一時的に誰かに引き継ぐことが可能ですし、上司も納得してくれるでしょう。

    準備3.失業中に必要なお金を把握しておく

    転職先を決めずに退職する場合は、当面の生活費についても把握しておく必要があります

    転職先が決まった状態で退職するのであればお金の心配はありませんが、すべての人がそういうわけにはいきません。

    失業保険も受け取れますが自分の都合で仕事を辞めた場合、失業保険を受け取るまでに2ヶ月以上はかかります。

    失業保険をあてにしていると「なかなか給付されなくて困った」という事態におちいるかもしれませんので、注意が必要です。

    ▽失業保険がもらえる条件や、総額でいくらもらえるかなどは「失業保険、【いくらを、いつからもらえる?】金額と期間の計算方法」でまとめていますので参考にしてください。

    【誰に?】上手な退職の切り出し方|最初に切り出す相手は直属の上司

    退職をまず最初に切り出すべき相手は、直属の上司です。

    普段、日々の勤怠を連絡したり何かトラブルがあったときに一番に報告するべき直属の上司は、あなたの進退の責任者でもあります

    退職する意向も一番に切り出すべき人です。

    その上の上司や人事部、また他部署の上司などに切り出すことは直属の上司に失礼で、マナー違反になるので覚えておきましょう。

    同僚へは、退職時期が決まってから切り出す

    同じ社内に働く同僚には、上司の承認を得て退職が社内的に決定した後に言うのがベストです。

    本来は上司が一番に知っておくべきことですので、万が一どこからか漏れてしまった場合、上司にも同僚にも悪い影響が出てしまいます。

    また、事実とまったく違う噂が流れるなど、退職を切り出す前にトラブルが起きてしまう可能性もあります。

    どうしても先に言っておきたい同僚や先輩がいるかもしれませんが、その場合は必要最小の人数にとどめましょう。

    家族へは、転職活動をはじめる前に切り出す

    生活をともにする家族は、退職を考えだしたら真っ先に伝えるべき相手です。

    同僚や友人に退職を止められても言い返したり反抗したりすることはできますが、家族に反対されればそうはいきません。

    転職によってあなたの生活サイクルや勤務地・給料などが変わると家族が一番に影響をうけますので、家族の意見を無視することはできないでしょう。

    「退職したいな」と思った時点で家族に相談し、納得してもらったうえで転職活動をはじめるのがベストです。

    【どうやって?】上手な退職の切り出し方|アポから退職の伝え方まで3STEP

    退職の切り出し方STEP3

    「直属の上司にどのように切り出して伝えればいいのかわからない」

    とお悩みの方に、アポの取り方から退職理由の伝え方までを3STEPでまとめした。

    アポの取り方や退職の意思の伝え方にもコツがあります。

    STEP1.直属の上司にアポを取る

    まずは、直属の上司のスケジュールをおさえましょう。

    直接「〇日の〇時から、少しお時間下さい」「いまお時間いただけますか?」などと伝えれば問題ありません。

    忙しい上司であれば、メールや社内チャットなどで連絡するのもOKです。

    件名はシンプルに「面談の希望」「面談のお願い」などにしましょう。

    「相談」と書くといざ退職を切り出したときに「退職するかどうか迷っている」と受け取られる可能性もあるので、書かかない方が無難です。

    ポイント1.上司に口頭でアポをとるときは、退職の話だと分からないようにする

    スケジュールをおさえるときは、退職の話とは言わずに話しかけましょう。

    業務スペースで「退職の話だ」と伝えると、周りに聞こえたり感づかれたりする可能性があるためです。

    退職の話と言わなくても個人的に話したいと言われれば、ほかに聞かれてはいけない重要な相談ということは上司に伝わるはずです。

    ポイント2.人が少ない始業前や就業後の時間帯がおすすめ

    時間帯は、人が少ない始業前や就業後を設定するのがおすすめです。

    人に見られないメリットもありますが、中には「業務時間内には仕事の話のみにしたい」という方針の職場もあるので業務時間外にして損はないでしょう。

    人が居ない時間帯とはいえ、会議室などの機密性の高い場所を選びましょう。

    STEP2.退職の意思を「丁寧にはっきり」伝える

    退職の意向は、失礼な言い方にならないように気を付けることはもちろん、はっきりと決定事項として伝えることが重要です。

    「退職の相談です」「退職できればと考えていて」など、退職する気持ちがはっきりと決まっていないような伝え方をすると相手も混乱します。

    まだ在職の可能性があるのなら、と引き止められたり交渉されたりして話が複雑になってしまう恐れもあります。

    あくまでも退職する意思は決定していることを強調しましょう。

    ポイント1.フラットな状態で伝える

    退職は少なからずでも会社に迷惑をかけることですが、恐縮してあまりにも下手に出すぎてしまうと退職を引きとめられる可能性があります

    かといって「誰が何と言おうと〇日までに退職する」という一方的で高圧的な態度では、円満に退職とはいきません。

    退職の意思は固いことは伝えつつも、退職までのスケジュールなどは柔軟に対応する、というフラットな姿勢が大切です。

    ポイント2.自分の都合だけ押し付けるのはNG

    転職先が決まっていてそこの入社日まで決まっている場合、いつまでに辞めたいとはっきりと決まっている場合があります。

    そういったときも自分の都合で押し通さず、会社の都合も聞いたうえで退職日のすり合わせをしましょう。

    会社の希望に合わせて多少の調整ができるように、あらかじめ余裕を持ったスケジュールにしておくことが重要です。

    あまりにも自分の都合ばかり伝えると「無責任で自己中心的だ」と思われ、退職がスムーズに進みません。

    STEP3.退職理由を伝える

    法律上は退職する会社に退職の理由を伝える義務はなく、「一身上の都合」でおし通しても問題はありません。

    しかし、これまでやってきた会社の方々に理由も告げずに辞めるわけにはいかないでしょう。

    嘘をつく必要はありませんが、相手も納得のいく退職理由を伝えるのがベストです。

    退職理由の具体的な伝え方は、次の「上手な退職の切り出し方|退職理由別の言い方例」の項目で紹介します。

    ポイント1.退職理由で「会社の不平不満」はNG

    不平不満は言わないようにしましょう。

    会社側に悪い印象を持たれますし、「不満は解消するから」と交渉に入る材料になってしまう可能性もあります。

    スムーズに退職したいのであれば、ネガティブな理由は避けるべきと言えます。

    ポイント2.書類上は「一身上の都合」でOK

    退職願・退職届など、会社に提出する書類上の退職理由は「一身上の都合」でかまいません

    詳しく書かなくても書類不備にはなりませんし、受け取ってもらえます。

    【どう伝える?】上手な退職の切り出し方|退職理由別の言い方例

    では具体的にどんなふうに伝えれば角が立たずに退職の意思を伝えられるのでしょうか。

    ケース別に、言い方の例を紹介していきます。

    言い方の例1.異業種へ転職するとき

    • 言い方の例
    「かねてより挑戦したいと思っていました○○業界へ転職したく、退職を決意しました」

    このとき具体的な社名やどんな仕事をするかなどを伝える必要はありません。

    いまの会社では挑戦できない、新しいジャンルに挑戦したいことを前向きに伝えるのがポイントです。

    言い方の例2.同業種へ転職するとき

    • 言い方の例
    「より専門性の高い業務が行える職種へ挑戦することに決めました」

    同じ業界でも全く違う仕事をしていることはよくありますので、あくまでも現職場ではできないことに挑戦するため辞める、という点を強調するのがポイントです。

    ただし、入社時に競合他社への転職を制限する契約をむすんでいる場合があるため、競合の会社へ転職する場合は契約書を確認してみましょう。

    言い方の例3.家庭の事情で退職するとき

    • 言い方の例
    「両親が高齢で介護が必要になったため、いまの雇用形態が難しくなりました」
    「パートナーの転勤のため、退職せざるをえなくなりました」

    家庭の都合は上司も介入できない個人的なことなので、納得を得やすいです。

    また、デリケートな問題のためあまり深く聞かれることもないでしょう。

    伝えるのが嫌な事柄であれば、むりに明らかにする必要はありません。

    言い方の例4.新卒で退職するとき

    • 言い方の例
    「将来のキャリアップを考えて、転職することを決意しました」
    「学生時代より挑戦していたビジネスに本格的に挑戦しようと思います」

    新卒の場合、「辞めるのは早い」「もう少し我慢すればやりがいが出る」と引きとめてくれる人も多いでしょう。

    相手も悪気があって言っているわけではありませんが、その人たちを納得させる理由を伝えなければ退職はうまく進まないでしょう。

    【こんなときどうする?】退職を引き止められたときの対処法

    どんなに慎重に退職を切り出したとしても、引き止められることがあるでしょう。

    ここでは引き止めにあったときの対処法を、引き止められ方別にみていきます。

    ▽この記事でまとめていない悪質な引き止め例やしつこい引き留めへの対処法は「しつこい退職引き止めへの対策|上手く円満退職につなげるコツ」で紹介していますので、そちらも参考にしてください。

    • ケース1.労働条件の改善を引き合いに引き止められた場合の対処法
    • ケース2.「後任が居ない」と引きとめられた場合の対処法
    • ケース3.「賠償請求してやる」など脅された場合の対処法

    1.労働条件の改善を引き合いに引き止められた場合

    「給料を上げるから」「残業が無いように業務量を調整するから」など、環境改善を条件に退職を引きとめてくることも考えられます。

    しかし、こういった場での口約束は叶えられないことが多く、また改善しなくても会社側にはなんの罰則もありません。

    改善を待っているうちに転職の好機を見逃してしまう可能性もあります。

    会社側の提案を信じて待っても待遇を良くしてくれる保証はないので、毅然とした対応で退職を伝えましょう。

    2.「後任が居ない」と引きとめられた場合

    「後任が決まらないから」「引き継ぐ相手が決まってなくて」と会社側に言われてもあなたが責任を感じる必要はありません。

    後任を決めるのは会社の責任であってあなたには関係ないことですので、後任が決まらない限り辞められないんだという考えは捨てましょう

    「〇日程度は後ろ倒せますが、転職先との兼ね合いでそれ以上は無理です」と伝え、余裕をもってスケジュールで会社側と退職日をすり合わせます。

    決めた日までに後任が決まっていなくとも、あなたは誠意をみせていますので問題ありません。

    3.「賠償請求してやる」など脅される

    多いケースではありませんが、「辞めたら損害賠償を請求する」と脅してくる会社もあります。

    これはあくまでも「脅し」であり、本当に損害賠償請求をする会社は少ないでしょう。

    なぜなら、会社の今後を左右するような損害がでない限り、法律的に賠償責任を問われることはありえないからです。

    脅しに屈して、退職の意思を変える必要はありません。

    あまりにも悪質な引きとめの場合は、一人ではどうにもできない場合もあります。

    自分では状況を変えられないと思ったら、退職代行サービスなど第三者の手を借りることを検討しましょう。

    トラブルの多い退職で頼れるサービス

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    退職を切り出すときのマナー3つ

    退職を切り出す際に、知っておきたいマナーをまとめました。

    時期やタイミング、また伝え方によっては相手の心象を悪くする可能性があります。

    円満退職のためにも、慎重にマナー違反のないように行動しましょう。

    1. 上司のアポは普段の連絡手段でOK!退職の意向は必ず口頭で
    2. 退職の申し出は会社の就業規則で定められた期間で行う
    3. 退職届の提出は、上司か人事に確認してから

    マナー1.上司のアポは普段の連絡手段でOK!でも退職の意向は必ず口頭で

    アポを取るだけのやり取りであれば口頭ではなくやチャット、LINEなど、普段社内で使用している連絡ツールで問題ありません。

    常に多忙で席にいることが少ない上司なのであれば、相手のタイミングで確認できるテキストメッセージの方がいい場合もあります。

    ただし、退職の意向は必ず口頭で伝えましょう。

    メールで退職の意向を伝えるのは相手からするととても一方的に感じられ、上司の心象もよくありません。

    「辞めるなら上司の心象も関係ない」と思う方もいるかもしれませんが、一方的に要求してくる態度の人間に協力したいと思う人はいないでしょう。

    上司と面と向かって口頭で退職の気持ちを伝えるのが、円満退職の秘訣です。

    マナー2.退職の申し出は会社の就業規則で定められた期間で行う

    法律的には、民法で「原則2週間前までに申し出る」と定められていますが、引継ぎや後任の選定のことを考えると2週間前では間に合わないでしょう。

    まずは会社の就業規則を確認し、それに則って退職を切り出すようにしてください。

    早いに越したことはありませんので、就業規則+ひと月くらいの余裕をもって切り出すのがベストです。

    目安としてはひと月前~3ヶ月前に切り出しておくと、引継ぎも十分にでき円満に退職できるはずです。

    マナー3.退職届の提出は、上司か人事に確認してから

    退職届は退職の確定を書類として残しておくものですので、一般的には退職が社内的に広報され正式に退職日が決まった後で提出します。

    記入すべきフォーマットや誰にいつ提出するのかなどは会社ごとに違うものですので、修正や手続きの手間が無いように上司や人事部に確認してから提出するようにしましょう。

    また退職届に似た退職願というものがありますが、退職願は「退職の希望を会社に打診する」書類です。

    どちらを提出すべきなのかなども会社に聞いておくといいでしょう。

    退職が決定したあとの社内での振る舞い方

    退職が決定したからといって安心してはいけません。

    円満退職には、決まってからこそ気を付けなければいけないポイントがあります。

    最後まで気を抜かずに進めましょう。

    1. 社内告知されるまで退職の話を言いふらさない
    2. 退職日まで丁寧な仕事を心がける

    1.社内告知されるまで退職の話を言いふらさない

    あなたが辞めることが部署や社内に告知されるまで、周りに退職することを言いふらさないようにしましょう。

    なぜなら従業員の退職の発表は、職場の士気やモチベーションに影響するからです。

    また告知前に辞めることが発覚すると、本来必要なかった引継ぎなどの余計な業務が発生する可能性があります。

    直属の上司に辞める旨を共有してからは、基本的には誰にも言いふらさないようにしましょう。

    2.退職日まで丁寧な仕事を心がける

    退職するその日までは、今まで以上にていねいな仕事を心がけましょう。

    なぜなら適当な仕事をしてしまうと、浮足が立っていると思われる可能性があるからです。

    せっかく築き上げてきた社内での信頼の落とすのはもったいないので、最後の出社日まで気を緩めないようにしましょう。

    退職の切り出し方に関するQ&A

    退職の切り出し方に関する疑問を解決していきます。

    「立つ鳥跡を濁さず」ひとつひとつ解決して、円満退職をめざしましょう。

    Q1.「退職届」と「退職願」の違いはなに?

    退職願いは「退職を願い出る書類」なので、退職することが決まっていない段階で必要な書類です。

    一方退職届は、「退職が確定したことを会社に届け出る書類」なので、退職が決まったあとに必要な書類です。

    マナーの項目でも紹介したように、どちらを提出するのか、提出様式はあるのかなどは上司や人事に確認をとりましょう。

    Q2.退職理由が「一身上の都合」で問題ないケースってどんなとき?

    どんなケースでも「一身上の都合」で問題ありません。

    退職するからといって必ず理由を伝えなければいけないという法律はありませんので、理由を言いたくないのであればわざわざ伝える必要はありません。

    しかし「一身上の都合」とだけ伝え、理由も言わずに円満に退職するのはなかなか難しいことでしょう。

    上司や人事など限られた人だけには本当の理由を伝える方がスムーズに進む場合もあります。

    また、退職届や退職願などに書く退職理由は、どんな場合であれ「一身上の都合」でかまいません。

    Q3.退職するのに最悪のタイミングはある?

    会社によって退職に最悪のタイミングというのは違いますが、一般的にいうと以下のような時期は最悪といえるでしょう。

    • 繁忙期
    • 大きなプロジェクトの途中
    • 人事異動の直前/直後
    • 連休明け(辞めるタイミングが他の人とかぶる可能性があるため)

    こういった時期をできるだけ避け、最良のタイミングを見極めましょう。

    Q4.新卒1年目だけどもう辞めたいけど印象悪い?誰にどう切り出したらいい?

    一年目で退職した経歴は、転職活動中に不信感を抱かれる可能性は高いです。

    しかし厚生労働省のデータによると、大学・短大卒業して1年以内に平均7人に1人が退職しています。

    仕事のストレスをかかえて体調をくずしているなど、どうしても無理だと判断したら辞めるのも一つの手です。

    退職を切り出すときは、必ず直属の上司に伝えましょう。

    伝え方は前述したとおり、メールやチャットでまずは面談の場を設けてもらいましょう。

    あなたには職業選択の自由があるので、面談の場では退職の気持ちと辞める時期をはっきりと示しましょう。

    Q5.どうしても緊張で退職が切り出せない。どうしたらいい?

    退職の申し出は、だれしも緊張するものです。

    ただ、いつまでも切り出せないのは、次の仕事が決まっていない不安もあるからではないでしょうか?

    希望の転職先が決まっているなら、上司へ退職を切り出せるはずです。

    なぜなら時期を決めて切り出さなければ、転職先にも迷惑がかかってしまうからです。

    どうしても切り出せない人は、仕事を辞める前に転職先を見つけてしまうのも一つの手です。

    まとめ

    • 退職を上手に切り出すためには、まずは引継ぎの準備をする
    • 最初に退職を切り出す相手は直属の上司に
    • 退職の意思は「丁寧に、はっきり」と伝える
    • 退職のひと月前~3ヶ月前までには切り出そう

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    胡摩田 真衣
    Writer 胡摩田 真衣

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