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仕事が終わらないと悩む人へ|キャパオーバーを回避するための対処法

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真面目にがんばっても仕事が終わらず、頭を抱えていませんか。

「自分が悪いのかな?」

「このままでは体を壊してしまうのでないか」

そんな悩みに対し、ここでは原因を整理し、原因にあった対処法を紹介します。

仕事が終わらないのはあなただけのせいではない。仕事が終わらない原因2つ

仕事が終わらない理由にはいろいろな原因が考えられます。

決してあなただけに問題があると言い切れないので、過剰に自分を追い詰めるのはやめましょう。

仕事が終わらない原因は大きく分けて以下の2つです。

仕事が終わらない原因2つ

  1. 会社の問題
  2. 個人の問題

1.会社の問題で仕事が終わらない

仕事が終わらない原因が会社にある場合の3つのパターン

先ほども述べたように、仕事が終わらないのはあなただけのせいではないかもしれません。

まずは会社の問題が原因で仕事が終わらないケースを見てみましょう。

会社の問題1.人手が足りず、仕事量が多すぎる

職場の人員が不十分で足りていない場合、あなたに任される仕事量も多くなるでしょう。

仕事量の分配が多いのは、あなたに期待しているから、という理由もあるかもしれません。

しかし、明らかに終わりそうもない量の仕事を任されているのなら、会社の問題です。

上司に相談し、仕事の分配を変えてもらうよう相談する必要があるでしょう。

会社の問題2.自分の能力以上の仕事をさせられている

自分の能力以上のことを任されるとどうしても時間を要します。

とくに、新人や入社後日が浅く経験値がないにも関わらず仕事を任されているのでれば、周りの手助けが必要です。

客観的に見ても自分の手には追えない仕事を任されているとしたら、同僚や上司に相談し仕事量や内容を調整しなければいけません。

会社の問題3.上司や同僚に相談しづらい

上司や同僚に相談しづらいという場合は、仕事を抱え込んでしまう原因にもなりやすく危険です。

今の状況を打破するためには、相談しづらい状況であっても勇気をもって相談することです。

相談してみると、案外あなたがそのように悩んでいることに気付いていないだけというのも有り得ます。

この場合、相談によって仕事環境の改善が図れるかもしれません。

2.個人の問題で仕事が終わらない

仕事が終わらない原因が個人にある場合の3つのパターン

仕事が終わらないと悩むのは会社にも要因があるかもしれませんが、もちろんあなた自身でも注意できることはあります。

とくにありがちな3つの問題を整理しました。

個人の問題1.仕事の優先順位を決めていない

仕事には、優先順位があります。

また期限付きの仕事の場合は期日までに終わらせる必要があります。

もし優先順位を決めず、目についたものから着手しているようならやり方の改善が必要です。

個人の問題2.時間内に仕事を終わらせることを意識していない

時間を気にせずに進めていては、多くの仕事を終わらせられません。

時間管理は社会人として様々な場面で求められます。

時間管理が苦手だと思い込んでいる人は、まず自分で期限を設定したりどの仕事にどのくらい時間をかけているかを測ることで時間感覚を身につけましょう。

個人の問題3.仕事を効率化させるパソコンの機能やソフトを知らない

ソフトや便利機能を使っていない場合は、使うことでもっと早く終わらせられるかもしれません。

たとえば、パソコンのショートカットキーを利用していますか?

また、数字の集計など手計算して時間を取られていませんか?

今行っている作業をもっと早くできる方法はないか、確認しましょう。

仕事が終わらない人の性格的な特徴3つ

「この記事で書かれていることは全部すでに試したよ!」

「そんなこと言われなくてもわかっている」

そう感じてしまう人も、なかにはいるかもしれません。

そういう人は、もしかするとあなたの性格が原因で、仕事が終わらない悩みを抱えている可能性があります。

すぐに直すことは難しいはずなので、当てはまっていないか一つずつ確認してみましょう。

特徴1.他人に頼ることが苦手

自分だけでなんとかしようと仕事を抱え込んでしまう人は、他人に頼ることが苦手な傾向にあります。

一方で、仕事を定時までに終わらせている人は、実はうまく他人に任せたり、分担しているのです。

他人と協力し、分担することで効率的に仕事が進むことがあります。

職場の中でメンバーの得意・不得意をカバーし合うことはチームワークを高め、結果良い成果を得られることにも繋がります。

特徴2.時間にあったTODO管理ができない

定時を過ぎて重要な仕事をしていることはありませんか?

また、始業して真っ先に締切がない仕事や雑多な仕事から始めているとしたら、要注意です。

集中しやすいのは始業後すぐの時間と言われています。

先に優先度が高く締切が早い仕事、もしくは締切期日は先でも時間を要するものを先に勧めておくと時間効率が良いと言えます。

時間を意識した仕事のTODO管理ができていると、定時というタイムリミットまでに仕事を終わらせようと意思を持って働けるのです。

特徴3.効率化できるツールを使っていない

仕事が終わらない人は、効率化を後回しにして仕事のやり方を変えていない可能性があります。

効率化とは、無駄や手間を省き仕事がスムーズに進むことを指します。

普段仕事で使うパソコンの機能や便利なソフトの活用することも1つの方法です。

たとえばExcelでのデータ集計をする場合、SUMやVLOOKUPといった関数やマクロで自動化をしているでしょうか?

そのほかソフトやデータベースツールなども同じく、効率的に使うことで時間が省けるだけでなく、人為的ミスも防ぐことに繋がるのです。

見逃さないで!仕事が終わらない状態が続く危険性

「仕事が終わらない」

「でも仕方ないよね……」

このように問題を放置している人もなかにはいるでしょう。

とくに体力があり、慢性的な残業もなんとも思わなくなってきた人もいるかもしれません。

仕事が終わらない状況が続くと、どのような影響があるのでしょうか。

危険性1.心身が疲弊する

適度なストレスは良い効果があると言われています。

しかし終わらない仕事と向き合い、がんばり続けると心身が疲れきってしまうことも。

その状態が続くと、抗うつ状態になることがあります。

無理をして心身が大きなダメージを受けてしまう前に対策を打ちましょう。

危険性2.仕事に悪影響が及ぶ

仕事が終わらないことで、発散されない不満がたまるでしょう。

「帰って休みたいのに帰れない」「疲れが取れない」といった不満が蓄積すると、心身への影響だけでなく仕事の効率も下がるという悪影響が及んでしまいます。

危険性3.あなたの評価が下がる

これらの影響もあり、仕事がなかなか終わらないというあなたに対し、会社からの評価が下がってしまうかもしれません。

頑張っているのに仕事が終わらないという状況は、もともと責任感が強い人が陥りがち。

あまり仕事を抱え込みすぎて一人で悩むと、うつ病を発症してしまう可能性もあり、働くこと自体が難しくなってしまいます。

キャパオーバーになる前に!仕事が終わらないときの対処法

キャパオーバーになる前に!仕事が終わらないときの対処法

「キャパオーバーで辛いな……」

「なんとかして余暇を作りたい」

そう考えている、あなたでも実はすぐに解決できる手段があるんです。

根本的な解決には繋がらないかもしれないですが、あなたの時間を増やすための方法4つを見ていきましょう。

対処法1.TODOリストを作る

やらなくてはいけない仕事が多くある中から、一度やるべきことを一覧にします。

そこから、締切の有無で着手する順番を決めたり、抜け漏れがないかを確認していくと良いでしょう。

終わったものにはチェックを入れることで進捗状況も分かり、一つずつ終わらせていく達成感を感じられるためおすすめです。

対処法2.効率化に役立つツールを駆使する

パソコンを使って仕事をする人が多いでしょう。

設定やソフトの使い方を知っていることで効率化できる方法があります。

たとえば、Windowsの場合、良く使うキーワードを単語登録しておく方法があります。(Macの場合はユーザ辞書)

「よろ」と打ち込めば「よろしくお願いいたします。」入力できる設定にするだけで、タイピングの時間短縮になります。
また、ショートカットキーを覚えておくのもおすすめです。

ショートカットキーの例

  • 選択した項目をコピー  →Ctrl+C
  • 選択した項目を切り取り →Ctrl+X
  • コピーまたは切り取りした項目を貼り付け →Ctrl+V
  • ファイルを保存     →Ctrl+S
  • プログラムの終了    →Alt+F4

対処法3.積極的に他人に頼る

大きなトラブルを避けるためには、他人に頼ることも必要です。

ただし、丸投げはせず、余裕をもって自分でできる部分は進めることが大切です。

それでも終わりそうにない、もしくはギリギリだと判断した場合は早めに相談しましょう。

正確な指示、丁寧なレクチャー、感謝の言葉をしっかり伝えることで協力する側も気持ちよく仕事に着手できます。

対処法4.仕事量が少ない部署へ異動する

仕事が終わらないことを上司に相談しても対応がなく、自分でできる対処法をしても変化を感じられない場合は、仕事が少ない部署へ異動という方法があります。

人事担当もしくはメンタルヘルスの担当へ相談しましょう。

ルーティンワークがメインの部署や突発的な仕事がない部署であれば、これまでのようなストレスから解放されるはずです。

対処法5.思い切って転職する

それでも解決しない場合は、会社自体に問題がある可能性があります。

会社の環境をすぐに変えることは難しいことです。

会社を辞めて、新しい仕事に転職することをおすすめします。

転職を考えるあなたにおすすめの転職エージェント

悩みが続くなら転職を考えるのも一つの手です。

もしかすると「今すぐ転職しよう!」と考えているわけではなく、「もし今よりもいい仕事があるなら……」と思っているかしれません。

転職エージェントは、あなたの仕事の悩みに寄り添ってくれる仕事のプロです。

今すぐ転職したいと考えていなくても、きっと解決策となるきっかけが得られるはずです。

仕事で悩むあなたに知ってほしい転職エージェントを紹介します。

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「doda転職エージェント」は、非公開求人を含め約10万件近い求人数を取り扱う転職エージェントです。

未経験からキャリアチェンジする人はもちろん、同業種でのキャリアアップを目指す人にもおすすめです。

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2.初めての転職におすすめ!マイナビエージェント

マイナビエージェントは、求人数約2万件を誇る大手エージェントで、保有案件のうち8割ほどが非公開求人です。

利用者は若年層が多いことが特徴で、8割以上が34歳以下ということもあり、初めて転職をする方からの信用度の高いエージェントといえます。

職種や勤務先の地域だけでなく、第二新卒や未経験もOKなどの条件で求人を探すことも可能です。
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仕事が終わらない状況に関するQ&A

仕事が終わらないことに関するQ&Aはこちらです。

Q.仕事が終わらないけれど、定時で家に帰ってもよい?

「わたし、定時で帰ります!」とヒットしたあのドラマのように帰れたらいいですよね。

そのためには、主人公もやっていたように作業リストを作り、急ぎの仕事を優先して進め、明日でも良い仕事は明日に、という風に時間配分ができていれば帰ることもできます。

もし、仕事が終わっていないけれど帰る場合は、以下の状態がないようにしておきましょう。

  • 今日終わっていないといけない仕事が終わっていない
  • 締切や納期が守れていない
  • アポや打ち合わせが控えている

まとめ

  • 仕事が終わらない原因は「会社」と「自分」の2つに分けられる
  • まずは自分でできそうな対策を取ろう
  • それでも改善しないときは転職を検討しよう

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清水 妙子
Writer 清水 妙子

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