事務の基本ともいえるExcel。会社の業務の根幹となるシステムから吐き出したデータをExcelでコピペ作業したり、システムでまかないきれない部分をExcelで日々修正作業したりしていませんか？ せっかくExcelを使っているなら、もっと効率よくやりたいですよね。でも、「何をどう学んだらいいのかわからない……会社でそこそこExcelを使ってるけど、ほかに相談できる人がいなくて孤独だな」という悩みも多いです。Excelを見直すだけでもかなりの業務改善ができるので、社内に「Excelちょっとできる」仲間を増やすことで、業務改善のさらなる加速にトライしてみましょう。
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「今さらExel？」は大きな誤解
ときどき、こんなことを言う人がいます。「今さらExcel？今はいいツールもたくさんあるし、必要ないんじゃない？」
実際私も10年ほど前に、「まだExcel使ってるの？」と言われました。使い方は変わりましたが、 今でもまだバリバリにExcelを使っています。
例えば、あなたの会社で、すでにスプレッドシートに全データが移行されていてExcelが使われておらず、さわる機会が無いならば以降の話はスルーしていただいて大丈夫です。でも、多分ほとんどの方は会社に大量のExcelファイルがあって、多くのみなさんが日々の仕事でなんらかのExcel作業をされているのではないかと思います。
Excelでは、あなたが想像する以上に多くのことができます。誤解を恐れずに言うと、Excelを普通に使っている人が「こんなことできたらいいなー」と思うことは多分ほとんどできると思います。
Excelを知るもう1つ大きなメリットは、Excelに代表される表計算ソフトの知識が、ほかのソフトを使わなければならなくなったときにとても役に立つということです。
Excelを学ぶことでおのずとファイル管理やデータベースの知識も補完されていくので、ITリテラシーを高めることにも一役買うと思います。
「Excel使えます！」の罠
以前こんなことがありました。勤務先で新しい事務担当者を募集することになり、「Excelを使える人」との条件で募集をかけたんです。
幸いすぐに見つかったのですが、これがいわゆる「自称・Excelできる人」で、結局お仕事自体も続けることができませんでした。
これに懲りてその後の募集では、「Excelは教えるので素直な人を」ということで来ていただき、Excel作業を教えながらお仕事をしていただきました。その人は少しずつExcelの知識を身に付けて、長らく一緒にお仕事をすることができました（今でも仲良しで時々連絡を取り合っています）。
Excelは非常に多機能です。普通にバリバリ使っている場合でも、10％程度の機能しか活用していないと言われています。
業務の内容によって必要な機能の範囲も違うのでそれはそれで問題ないのですが、「Excel使えますか？」は非常にあいまいな表現なんですよね。
Excel仲間が増えれば会社も変わる？
あなたが一生懸命Excelのスキルを磨いても、1人でできることには限界があります。社内でExcel仲間を増やせば、できることは2倍にも3倍にもなります。そのポイントについて考えてみました。
Excel仲間に向いているのはこんな人！
学習には素直さが超大事です。教えたことを素直に聞いてくれて実践してくれそうな人を見つけましょう。今持っているExcel知識は関係ありません。その人のできるちょっと上の知識を伝えれば大丈夫です。
業務を改善してほしいと思っている人がいたとしても、こだわりの強い人には最初は近寄らず、自分に近いところから徐々に改善していくのがポイントです。Excel仲間が増えていけば、おのずと全体が変わっていきます。
仲間を作るときは、小さく始める
仲間づくりのポイントは小さく始めること。いきなりたくさんの人を集めて講座を開くなんてすると1人では大変です。また、大人数だと色々なレベルの人が集まってきてしまって、知りたい内容と伝える内容にミスマッチが起こりがちです。
まずは自分の近くの人にピンポイントで「1トピック便利技」を伝えるなど、小さな成功体験を積み重ねるのがポイントです。
興味が出てきた人には自力学習も勧める
結構できそうな人、Excelに興味がわいてきた人には自力で学習してもらうようおすすめしたり、協力して仲間づくりの活動に参加してもらったりしましょう。そこからどんどん輪が広がります！
制限をかけるより一緒に学ぼう！
Excelを使える人にとって、自分が作ったExcelに変な入力をされるのってすごく困るし、嫌ですよね。
そんなとき保護をかけて修正できないようにしたり、決まった入力しかできないように制限したりしたくもなります。でも、理由なく「だめ」と規制するより、どうなっているのか仕組みを教えてあげるほうが、のちのちとても有効です。
Excelは「できない」ではなく「知らない」ことが多いので、ただそれを「伝えてあげる」ことで確実にスキルが身につきます。仲間のスキルが上がれば、その影響は、自分にもプラスに返ってきます。
こんな感じであなたも「Excelちょっとできる」仲間を増やして、少しでも自分や周りの人の仕事を改善してみてください。応援しています。
