仕事で使っている大事なファイル。部署の共有フォルダに入れて、なんとなく安心していませんか？ 実はそこに落とし穴があるんです。DX、自動化と意気込む前にできること、いやむしろその前にやっておかないといけないこととして、「フォルダ構成の見直し」があります。今回は、そのコツと考え方についてご紹介します！
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みなさんの会社では共有のファイルの管理はどうされていますか？ こんな感じのところから探していないでしょうか。
カテゴリがばらばらでどこから探していいかわからないですよね？
必要なファイルを探すのに、毎回「どこだっけ？」となったり、ショートカットでリンクを作っていたはずなのに名前が変更されて開かなくなった、なんてことありませんか？
フォルダ構成が重要な理由
そもそも階層構造となっているフォルダ構成は、保存場所を知らなくても必要なファイルにたどりつけるように、意味をもって構成されているのが理想です。いちいち担当者に聞かないと探せなかったり、あげくのはては担当の個人フォルダに保存されている、なんていうこともあるかもしれません。
いざ自動化だ、DXだとなった時にもフォルダ構成は重要です。
例えばRPAですべての顧客フォルダにアクセスし、それぞれの決まった場所に指定のファイルを保存していきたいとします。顧客フォルダの名付けが、なんらかの規則にのっとっていればこの作業を自動化することは簡単ですが、少しずつ違ってフォルダ名が付けられている場合、それは自動で作業させることはできません。
例えばこのフォルダ名では、顧客番号の桁がまちまちで、全角カナと半角カナが混在しています。また、会社種別の書き方が統一されていません。
フォルダ構成を整理すると、このように生まれ変わります。「####_顧客名称」で統一し、さらに顧客リストからフォルダ名を推測できるようになりました！
実際に見直すポイント
では実際にどうやって見直していくのがいいか考えてみましょう。まずは出来上がりをイメージします。今使われているフォルダ構成を参考にしながら、どんなフォルダの種類が必要か考えます。
①いちばん大きい階層のフォルダを決める
まずはいちばん大きい階層を決めて、その配下はそれぞれの部署なり、業務する人なりで考えてもらうのもいいでしょう。その際には名付けの規則など統一事項だけは決めて、ガイドラインとして共有しておきます。
構成するパターンとしては、部署別や業務別などが考えられます。
部署別のフォルダ構成の例
業務別のフォルダ構成の例
②階層は深くしすぎず、3階層に
階層をあまり深くしすぎると、ファイル移動などその後の作業が大変です。階層は3～4つ程度に設定するのがいいでしょう。
いちばん小さい階層以外にはファイルを置かないのも大切です。
③わかりやすいファイル名の付け方
フォルダ名・ファイル名をつけるときは、統一したガイドラインを作って、それにそって付けるのがオススメです。
①短くシンプルに
長い名称だと、ぱっと見て判別が難しくなります。一目で理解できる程度の長さがよいです。
②使える単語を統一
1つのフォルダに、「new〇〇請求書」「〇〇請求書最新版」「★〇〇請求書」が並んでいる……という事態、身に覚えがありませんか？ それを避けるため、使える単語にルールをつくりましょう。例えばこちらがわかりやすいでしょう。
- カタカナは全角、数値・アルファベットは半角に統一
- スペースは入れない 全角・半角の違いに泣くのはもうやめよう
- 記号はアンダーバーのみ
- 判断に迷う単語は使用しない（最新、新、new、★）
③並べ替えを意識して
頭に数値（2桁程度）やアルファベットをつけると意図した並べ替えが簡単になります。例えば「00_提案書」「01_請求書」など。
④バージョン管理が必要なら「yymmdd」の形で日付数値をつける
例えば「230515提案書_AA産業」のような名前です。
⑤ショートカットの活用
自分がよく使うフォルダに印をつけたいときは、ショートカットを作成してショートカットの名前を変えるようにします。この名前は元ファイルの名前には影響しません。
不要なファイルを破棄、一時避難場所を作ろう
よく似た名前のファイルが複数あると、どれが新しいかわからずに「探す」「確認する」という無駄な労力が必要になります。テンプレにすべきものや、バージョン管理していたものも最後に残すものは1つだけにして、不要なファイルは削除するといいでしょう。
その際に間違って破棄したり、後で再び必要になったりといったことを避けるために、一次的な保管場所を作っておくのもオススメです。方法としては次のような例があります。
作業用のフォルダ内に一時保管用フォルダを作って一次避難→その後破棄する
例えば「hakiフォルダ」「oldフォルダ」などの名前をつけるとわかりやすいでしょう。
あらかじめ作業用フォルダとして個人名のフォルダを全員分作成しておく
これは、個人の仕掛中の仮置きに使います。共有ファイルは保存しません。「退職時に中身を見ずにフォルダごと破棄できるもの」しか置かないイメージです。
まずは自分のチームから見直そう
ここがいちばん重要なポイントです。全社で一気に見直すのは理想ですが、社内のメンバーの協力が不可欠ですし、部署間の調整なども必要になってきます。また、複数の部署で同時に移行するなどなかなかハードルが高くなってしまいます。
まずは自分の部署や、顧客管理など整理しやすい部分から実行し、うまく定着したら全社に広げていくといいと思います。
それでも、意外な抵抗を受けることもあります。そんなときは、周りに協力者を得る、みんなにフォルダ構成のアイデアをつのる、移行時は全員で一斉に作業するなど、周囲を巻き込んでいくとスムーズな移行が可能になります。
また、いったん作ったフォルダ構成も、使っているうちにくずれてきます。定期的に不要なファイルの削除や正しい置き場所に保存するなど整理整頓することも必要になります。
