メールの作成、返信、転送、どれも日常的に行っている作業ですよね。その1つひとつに時間をかけすぎてはいませんか？ 「ほかにやらなきゃいけないことがあるのに…」とお悩みのあなたに、ユーザーの比較的多いメールサービスであるOutlookのちょっとしたコツとヒントをお伝えします。コツをつかめば、メール作業がぐっと楽になりますよ。仕事にプライベート、忙しい日々を送るあなたこそ、Outlookの作業を効率化して、仕事をスムーズにこなしていきましょう。
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繰り返しの作業を自動化する「クイック操作」
相手や本文の内容が決まっているメールを、毎回最初から作っていませんか？ または、過去の送信済みメールから本文をコピーして使いまわしていませんか？
そんな繰り返し業務は、「クイック操作」で、定型文メールを一瞬で作成すると楽にできるようになります。「クイック操作」は、複数の作業を一連の操作として登録する機能です。登録した内容を呼び出すと、作業が一瞬で完了します。
この記事では、「クイック操作」を使う例を2つ紹介します。
「定型メール」を作成してみよう
まずは、定型メールの作成方法をご紹介します。「送信先を指定して『定期検査のご案内』メールを作成する」手順を登録してみましょう。
①［ホーム］タブを開き、［クイック操作］から［新規作成］をクリックします。
②［クイック操作の編集］画面が表示されます。
③［名前］欄に、登録する操作の名前を入力します。操作する内容をイメージしやすい名称にするとよいでしょう。
④［アクションの選択］欄の中にある、［メッセージの作成］をクリックします。これは、表示されるリストを下方向へスクロールすると、『返信』の中にあります。
⑤.［宛先］欄に、送信先メールアドレスを入力します。送信先のメールアドレスが登録されていれば［連絡先］から入力することも可能です。
⑥［オプションの表示］をクリックして、必要な情報を入力します。入力後、［完了］をクリックします。
⑦「クイック操作」内に、登録した名前が表示されます。
クリックして、作成されたメールを確認してみましょう！
決まった文言を送ることが多いなら、「返信メール」を作成
次に、返信メールの作成方法をご紹介します。返信メールも、決まった文言であれば「クイック操作」ですぐに作成できます。
今回は、「ログインIDにロックがかかってしまったので解除してほしい」という依頼に対して、返信メールを作成する手順を登録してみましょう。
①「クイック操作」の中の [新規作成］をクリックして、［クイック操作の編集］画面を開きます。
②［名前］欄に、操作の名前を入力します。ここでは「返信_解除」と入力します。
③ ［アクションの選択］欄をクリックして、［返信］をクリックします。この時、すぐ下の［全員返信］を選ぶと、cc欄のメールアドレスも含んだ返信メールを作成できます。
④［オプションの表示］をクリックして、必要な情報を入力します。
⑤返信メールを作成した後、受信トレイから別のフォルダーに移動させましょう。［アクションの追加］をクリックします。
⑥［アクションの選択］欄をクリックし、『整理』内［フォルダーへ移動］をクリックします。
⑦表示された［フォルダーの選択］欄から、移動先のフォルダー名を選びます。今回は、受信メール格納用に作成した「アーカイブ」フォルダーに移動します。
⑧［完了］をクリックして、登録します。
⑨これで、「クイック操作」に、［返信_解除］が登録されました！ 登録した内容を確認してみましょう。「1.返信したいメールを選択した状態で、2.「クイック操作」の［返信_解除］をクリック」します。
元のメールを含んだ返信メールが作成されます。元のメールは「アーカイブ」フォルダーに移動します。
こうして、定型作業を「クイック操作」に登録すると、作業時間を大幅に短縮できます。今回はメールの新規作成、返信を登録しましたが、他にも登録できるアクションがあります。
あなたの定型作業を見直して、「クイック操作」機能をたくさん活用してください。
メールがもっともっと便利に！「オプション」設定とショートカットキー
「クイック操作」の登録のほかにも、ちょっとしたことがメール作業の効率化につながります。今回は、以下3つの設定をご紹介します。
- 返信後の元メールを閉じる
- 貼付け後の書式統一
- ファイルパスのコピー
返信後の元メールを閉じる
メールを開いて返信すると、元のメールが開いているので、一度「閉じる」作業が必要になります。この「閉じる」作業を、自動化しましょう。
①［ファイル］タブを開き、［オプション］をクリックします。
②「Outlookのオプション」画面が開きます。画面左側［メール］をクリックします。
③画面を下へスクロールします。［返送/転送］の中、［返信/転送時に元のウィンドウを閉じる］にチェックを入れます。
④画面右側下の［OK］をクリックします。
これで設定は完了！ 次回から、返信後、元のメールは自動で閉じます。
貼付け後の書式統一
受信したメールの一部を、自分が作成したメールの本文に貼り付けたとき、フォントが違っていることがあります。これは、元のメールが自分とは異なるフォントを使用していると起こる現象です。
見た目を整えるために、自分の標準フォントに統一するときは、［Ctrl］＋［Space］を使いましょう。
①「応接室3」の先頭に、カーソルを合わせます。［Shift］キーを押しながら、右矢印キーを押して「応接室3」全体を選択します。
②［Ctrl］+［Space］を押すと、本文と同じ書式に統一されます。
ファイルのパスをコピー
メールで、共有ドライブにあるファイルのパス（ファイルの保存場所）をお知らせするときに使える技があります。
ファイルのパスは「［Shift］＋右クリック」で、簡単に貼り付けることができます。
①エクスプローラで共有ドライブのファイルを選択します。
②［Shift］を押しながら右クリックします。
③メニューが表示されたら、「パスのコピー」を選択します。
④メール本文を選択してから、［Ctrl］+［V］を押すと、パスを挿入できます。
⑤メール本文の書式が、HTML形式、またはリッチテキスト形式の場合は、ハイパーリンクを設定できます。［パスのコピー］をクリック後、メール本文を選択し、［Ctrl］＋［K］を押します。
⑥「ハイパーリンクの挿入」画面が開きます。「アドレス」欄にカーソルがあるのを確認して、［Ctrl］+［V］を押してパスを貼り付けます。
⑦［Enter］を押すと、画面が閉じます。これで、メール本文にハイパーリンクが設定されました。このパスを［Ctrl］を押してクリックすると、ファイルが開きます。
今回は、メールにまつわる時短術をご紹介しました。Outlookの設定の見直しやショートカットキーを使用すると、メール作業の負担が軽くなった感じがしませんか？
この記事をきっかけに、あなたの業務がよりスムーズに進むようになったらうれしいです。快適なOutlook生活を手に入れてください。
