この春いちばん世間を騒がせた話題といえば、新型コロナウイルスの感染拡大。日本じゅうの多くの企業で、在宅勤務やテレワーク、時差出勤、Web会議、チャットツールの活用などが始まりました。中でも今急速に浸透しているのが「Web会議」。離れた場所をつなぎ、相手の顔を見ながらリアルタイムでコミュニケーションできるありがたい存在です。ただし、FacetoFaceの会議とは少し感覚が異なるのも事実。Web会議ツールをうまく活用するために押さえるべきポイントを5つ、まとめました。
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【会議前】会議スタートの5分前に入室、環境チェックを
Web会議スタートの遅くとも5分前には入室して、スムーズに会議を進められる環境が整っているか必ず確認しましょう。突然デバイスの不具合が起きたり、自分の声が相手に届かなくなったり、誰かのPCが固まってしまったりというWeb会議ならではの事態が多々発生します。
いざ会議が始まってからこうした不具合が起きると、その解消のために参加メンバー全員の時間を浪費することとなります。また、会議の冒頭でつまづいてしまうと間延びした雰囲気になってしまいますから、特に社外相手のWeb会議では避けたいですね。ハード面をしっかり確認して正常に動くことを確かめてから、会議を始められるようにしましょう。
【会議前】事前にアジェンダを作り、共有しておく
FacetoFaceの会議よりもさらに、Web会議ではアジェンダの重要性が高まります。「今進んでいる議論が、全体のどの箇所にどう関係するか」を、メンバー全員が正しく理解して会議を進めるには、資料やアジェンダの事前共有が大事。できれば画面を共有して、会議で出た重要な情報や決定事項は随時書き込んでいくとスムーズです。それがそのまま議事録にもなりますから、後から情報が錯綜することもなくなります。
【発言する時】「相手」と「語尾」を明確に喋ろう
特に3人以上が参加するWeb会議では、誰か一人の発言が「誰に伝えたいことなのか」「誰の発言に対する意見なのか」がわかりにくくなります。発言する時は必ず「○○さん、それについては〜」と、誰に向けた発言なのか明確にするようにしましょう。
これは「語尾」についても同じです。例えば「……ですが」「……って」で終わる話し方では、発言の意図が正しく伝わらないリスクも。何かについての説明なのか、誰かへの問いかけなのか、はたまた別の発言への賛成・反対なのか、必ず明確にわかるような話し方を心がけましょう。
【聞き役の時】相槌と合いの手は大げさに。発言者への気遣いを
Web会議はモニターを通している分、リアル会議と比べるとどうしても、相手の細かい表情の変化に気づきにくくなります。ちょっとわざとらしいかも？ と感じるくらい、大げさに相槌を打ったりハキハキ話したりすることで、発言者が話しやすくなります。
また「ミュート機能」を長時間使う時には、発言者への気配りを忘れないようにしましょう。在宅勤務で近くに家族がいる場合や議事録を任されている時、体調不良の時などにはとても便利なミュート機能ですが、ミュートにしっぱなしは意外と危険です。「自分以外の全員ミュート」という状況だと、発言者は壁に向かって話しているような気分になります。ミュートにする時は、適宜オンオフを切り替えるなど他のメンバーに気を配るようにしましょう。
【可能なら】チャットツールと併用する
一般に、Wifi環境やデバイスがそれぞれ異なる状況で行われるWeb会議。どうしても「今ちょっと補足したかったけど、喋るタイミング逃した……」「これは細かいことだけど、念のため一部の人には伝えておきたい」といった場面が発生しがちです。そんな時にはチャットツールで一言添えれば、会議の進行を妨げることなく、そして正確に伝えたいことを伝えられて便利です。
ただし、チャットツールは一般に、時間が経つと過去の発言は流れて行ってしまいます。大事な情報はチャットツールだけではなく、必ず議事録にも残すようにしましょう。
以上が、Web会議をスムーズに進めるコツです。2月からの「コロナショック」を受けて急激に需要が高まり、いろいろなWeb会議サービスが提供されている今。ZoomやGoogleハングアウト、Skype、FreshVoice、Microsoft Teamsなどが代表的です。
無料アカウントでもたくさんの拠点とつなげたり、セキュリティが堅牢だったり、高画質・高音質がウリだったりと、特徴はさまざま。利用時のコストやアカウント登録の要不要もそれぞれ異なるので、もし決まったツールがなければ、自社に最適なものを探してみてくださいね。
なお、名刺管理サービス「Sansan」は、2020年6月（予定）に、Web上で名刺交換をできる機能を追加すると発表しています。自分の名刺をスキャンすると「デジタル名刺」が作成され、社外の相手（Sansan非ユーザーも含む）と送り合えるんだとか。これでWeb会議でもしっかり名刺交換を済ませて、ビジネスをスタートできますね。
