メールの作成、返信、転送、どれも日常的に行っている作業ですよね。その1つひとつに時間をかけすぎてはいませんか? 「ほかにやらなきゃいけないことがあるのに…」とお悩みのあなたに、ユーザーの比較的多いメールサービスであるOutlookのちょっとしたコツとヒントをお伝えします。コツをつかめば、メール作業がぐっと楽になりますよ。仕事にプライベート、忙しい日々を送るあなたこそ、Outlookの作業を効率化して、仕事をスムーズにこなしていきましょう。
Contents
繰り返しの作業を自動化する「クイック操作」
相手や本文の内容が決まっているメールを、毎回最初から作っていませんか? または、過去の送信済みメールから本文をコピーして使いまわしていませんか?
そんな繰り返し業務は、「クイック操作」で、定型文メールを一瞬で作成すると楽にできるようになります。「クイック操作」は、複数の作業を一連の操作として登録する機能です。登録した内容を呼び出すと、作業が一瞬で完了します。
この記事では、「クイック操作」を使う例を2つ紹介します。
「定型メール」を作成してみよう
まずは、定型メールの作成方法をご紹介します。「送信先を指定して『定期検査のご案内』メールを作成する」手順を登録してみましょう。
①[ホーム]タブを開き、[クイック操作]から[新規作成]をクリックします。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17153401/1.png)
②[クイック操作の編集]画面が表示されます。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17153404/2.png)
③[名前]欄に、登録する操作の名前を入力します。操作する内容をイメージしやすい名称にするとよいでしょう。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/26191110/fa350fe41844cb33497e229023f840fd.png)
④[アクションの選択]欄の中にある、[メッセージの作成]をクリックします。これは、表示されるリストを下方向へスクロールすると、『返信』の中にあります。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154131/4.png)
⑤.[宛先]欄に、送信先メールアドレスを入力します。送信先のメールアドレスが登録されていれば[連絡先]から入力することも可能です。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154133/5.png)
⑥[オプションの表示]をクリックして、必要な情報を入力します。入力後、[完了]をクリックします。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154134/6-1.png)
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154135/6-2.png)
⑦「クイック操作」内に、登録した名前が表示されます。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154524/7-1.png)
クリックして、作成されたメールを確認してみましょう!
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/17154526/7-2.png)
決まった文言を送ることが多いなら、「返信メール」を作成
次に、返信メールの作成方法をご紹介します。返信メールも、決まった文言であれば「クイック操作」ですぐに作成できます。
今回は、「ログインIDにロックがかかってしまったので解除してほしい」という依頼に対して、返信メールを作成する手順を登録してみましょう。
①「クイック操作」の中の [新規作成]をクリックして、[クイック操作の編集]画面を開きます。
②[名前]欄に、操作の名前を入力します。ここでは「返信_解除」と入力します。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001026/2--1.png)
③ [アクションの選択]欄をクリックして、[返信]をクリックします。この時、すぐ下の[全員返信]を選ぶと、cc欄のメールアドレスも含んだ返信メールを作成できます。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001115/3-.png)
④[オプションの表示]をクリックして、必要な情報を入力します。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/22101837/38cc0fcf9bb6bc1ca73bf820a095f16f.jpg)
⑤返信メールを作成した後、受信トレイから別のフォルダーに移動させましょう。[アクションの追加]をクリックします。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001339/5-.png)
⑥[アクションの選択]欄をクリックし、『整理』内[フォルダーへ移動]をクリックします。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001415/feab0e7fce79e220abfef5c7c0942a0c.png)
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001438/123fe802e6542985dba9835b3d876d61.png)
⑦表示された[フォルダーの選択]欄から、移動先のフォルダー名を選びます。今回は、受信メール格納用に作成した「アーカイブ」フォルダーに移動します。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001550/468a9c025f23c7964359e34457289f28.png)
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001552/b545d9352a698c7fbbe46a863efee111.png)
⑧[完了]をクリックして、登録します。
⑨これで、「クイック操作」に、[返信_解除]が登録されました! 登録した内容を確認してみましょう。「1.返信したいメールを選択した状態で、2.「クイック操作」の[返信_解除]をクリック」します。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001632/9-1.png)
元のメールを含んだ返信メールが作成されます。元のメールは「アーカイブ」フォルダーに移動します。
![Outlook時短術](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/18001635/9-2.png)
こうして、定型作業を「クイック操作」に登録すると、作業時間を大幅に短縮できます。今回はメールの新規作成、返信を登録しましたが、他にも登録できるアクションがあります。
あなたの定型作業を見直して、「クイック操作」機能をたくさん活用してください。
メールがもっともっと便利に!「オプション」設定とショートカットキー
「クイック操作」の登録のほかにも、ちょっとしたことがメール作業の効率化につながります。今回は、以下3つの設定をご紹介します。
- 返信後の元メールを閉じる
- 貼付け後の書式統一
- ファイルパスのコピー
返信後の元メールを閉じる
メールを開いて返信すると、元のメールが開いているので、一度「閉じる」作業が必要になります。この「閉じる」作業を、自動化しましょう。
①[ファイル]タブを開き、[オプション]をクリックします。
![返信後の元メールを閉じる](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19082626/0939d989426f1f1565169404306fa071.png)
![返信後の元メールを閉じる](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19082630/6e855b90e7849398c9b2435294265f23.jpg)
②「Outlookのオプション」画面が開きます。画面左側[メール]をクリックします。
![返信後の元メールを閉じる](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19082635/fb3383ac8334ae4c7210b84f5565277e.jpg)
③画面を下へスクロールします。[返送/転送]の中、[返信/転送時に元のウィンドウを閉じる]にチェックを入れます。
④画面右側下の[OK]をクリックします。
![返信後の元メールを閉じる](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19082641/f1de93a7971b2ae29d85cb88e1ee83f8.jpg)
これで設定は完了! 次回から、返信後、元のメールは自動で閉じます。
貼付け後の書式統一
受信したメールの一部を、自分が作成したメールの本文に貼り付けたとき、フォントが違っていることがあります。これは、元のメールが自分とは異なるフォントを使用していると起こる現象です。
見た目を整えるために、自分の標準フォントに統一するときは、[Ctrl]+[Space]を使いましょう。
![貼付け後の書式統一](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083006/73151c33754d0ec51c39145eb2a4c092.png)
①「応接室3」の先頭に、カーソルを合わせます。[Shift]キーを押しながら、右矢印キーを押して「応接室3」全体を選択します。
![貼付け後の書式統一](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083011/46fb9e56b330aa04af6a47979c5190f0.png)
②[Ctrl]+[Space]を押すと、本文と同じ書式に統一されます。
![貼付け後の書式統一](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083013/656d1fd48d9b6a45bd684b2a3756a22f.png)
ファイルのパスをコピー
メールで、共有ドライブにあるファイルのパス(ファイルの保存場所)をお知らせするときに使える技があります。
ファイルのパスは「[Shift]+右クリック」で、簡単に貼り付けることができます。
①エクスプローラで共有ドライブのファイルを選択します。
![ファイルのパスをコピー](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083445/f4b2d3e2b09ee9c521c4f888704459de.png)
②[Shift]を押しながら右クリックします。
③メニューが表示されたら、「パスのコピー」を選択します。
![ファイルのパスをコピー](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083453/754606e8e647a62e99804ae78aa0d2df.jpg)
④メール本文を選択してから、[Ctrl]+[V]を押すと、パスを挿入できます。
![ファイルのパスをコピー](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083456/6e1b47a06182bb2fe7244f5ed7202611.png)
⑤メール本文の書式が、HTML形式、またはリッチテキスト形式の場合は、ハイパーリンクを設定できます。[パスのコピー]をクリック後、メール本文を選択し、[Ctrl]+[K]を押します。
![ファイルのパスをコピー](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083502/c4a7822a3a55be35857a23957b42977f.jpg)
⑥「ハイパーリンクの挿入」画面が開きます。「アドレス」欄にカーソルがあるのを確認して、[Ctrl]+[V]を押してパスを貼り付けます。
⑦[Enter]を押すと、画面が閉じます。これで、メール本文にハイパーリンクが設定されました。このパスを[Ctrl]を押してクリックすると、ファイルが開きます。
![ファイルのパスをコピー](https://uploads.paranavi.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/07/19083505/1e1d10cc5d5a215a40505941c180028c.png)
今回は、メールにまつわる時短術をご紹介しました。Outlookの設定の見直しやショートカットキーを使用すると、メール作業の負担が軽くなった感じがしませんか?
この記事をきっかけに、あなたの業務がよりスムーズに進むようになったらうれしいです。快適なOutlook生活を手に入れてください。