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坪井安奈のパラキャリお悩み相談室「メール、Slack、Chatworkなど連絡ツールが乱立…どうすれば?」

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Q.「メール、SlackChatworkなど連絡ツールが乱立どうすれば?」(ゆきのさん)

A.「基本、全活用!ミュートやフィルタを駆使して、未読ストレスを解消しよう!」

こんにちは。「パラキャリお悩み相談室」の連載を担当している坪井安奈です。2013年に新卒で入社した出版社を退職し、編集者/タレント/企業広報としてパラレルキャリアを始めてから8年。(坪井さんのインタビュー記事はこちら) この連載では、私がこれまで感じてきたパラレルキャリアの実情や経験を赤裸々にお伝えしたいと思います。

ストレスの原因は“未読が多いこと”かも

さて、今回は「メールやSlackChatworkなど連絡ツールが乱立してしまうのをどうしたらいいか?」というご相談。

確かに、ここ数年で仕事で使う連絡ツールは増えましたよね。以前はメールと電話があれば事足りていたのが、最近はさまざまなチャットツールが登場。とくにコロナ禍ではリモートワークでテキストでのやりとりが増え、使うツールが増えたという方も多いのではないでしょうか。でも、連絡ツールは相手があることなので、なかなか自分の判断でどれか1つに絞ったり、指定するのって難しいですよね。

私も普段から仕事でさまざまな連絡ツールを使用しています。パラレルキャリアで活動していると契約している企業も複数あるので、一時期はGmailアカウントが5つ、Slackアカウントが4つ、Chatworkアカウントが2つ……さらに、LINEFacebookメッセンジャー、Instagram/TwitterDMなど、相手に合わせながらあらゆるツールを使ってやりとりをしています。まさに、乱立状態です(笑)。

最初は私も、そんな状況に辟易としていました。ただ、今はとくにストレスを感じません。というのも、私のストレスの原因は“ツールがたくさんあること”ではなく、“未読が多いこと”だと気づいたんです。

もともと私には、ある意味で完璧主義のような一面がありました。例えば、スマホのホーム画面のアイコンに通知の表示が1つでもあると気になってしまって……いつでも通知ゼロの状態を保っていたいというような性格だったんです。

でも、連絡ツールを7つも使っていれば、スマホを見るたびに新しい通知が表示されていても仕方ありません。処理しても処理しても、少し経つとまた新しい通知が表示されている……。私が疲れていたのは、“未読ストレス”が原因なのだと気づきました。

思えば、1つひとつのツールはプライベートでもよく使っているものですし、ツール自体に不満があるわけではありません。それよりも、消えない通知を見ることで自分が処理しきれていない仕事が常にたくさん残っている感覚になっていることが何よりのストレスだったんですよね。

ストレスを減らす「5つの方法」

ゆきのさんもぜひ、今の状況の「何にしんどさを感じているのか?」を改めて考えてみてください。もしかしたら、原因はツールの数ではなくほかの部分にあるかもしれません。そして、もし私と同じように未読や未処理の数が増えていることがストレスなら、次の5つの方法を試してみることをオススメします。

1.アイコンの通知表示をオフにする

これは、最初は勇気がいるかもしれません。私も「通知が表示されなかったら、大事な連絡を見落としてしまわないか……?」と心配でした。でも、結果的に表示がなくなることで未読ストレスは大幅に減り、まとめて連絡をチェックするようになったので仕事にもメリハリがつきました。

2.SlackやChatworkのミュート機能を活用

さらに、通知の表示をオフにするだけでなく通知自体もオフにします。SlackやChatworkには情報共有のために参加しているチャンネルも多々あるので、そういうチャンネルはミュートにします。ミュートにしていても、@やTOなど自分にメンションがついたメッセージは通知してくれるので安心です。音やバイブレーションの数が少し減るだけでも、だいぶストレスは緩和されます。

3.ブックマーク機能を活用

連絡ツールが多いと、それぞれでお願いされたことのタスク管理をするのも大変です。私はSlackやChatworkはブックマーク機能を活用しています。まずは自分宛のメッセージをすべてチェックし、お願いされたタスクや対応に時間がかかるものは忘れないようにブックマークしておいて後でまとめて処理します。Gmailの場合は、スターにチェックを入れておきます。

4.Gmailのフィルタ機能を活用

日々届くメールの中には、自分に必要のないものも多々含まれます。例えば、メルマガや定期的なお知らせメール、部署共通のアドレス宛の転送メールなどです。そういったメールはフィルタ機能を活用。受信トレイには届かないようにし、直接アーカイブされるようにします。削除やブロックするわけではないので、後から必要になればアーカイブから探すことができて安心です。

5.SlackにGmailを転送する

「通知や表示をオフにすることでの見落としがやっぱり不安」「少しでもチェックする連絡ツールを減らしたい」という方には、さらにこんな方法もオススメ。Slackには転送用のメールアドレスがあるので、Gmailからそちらに転送されるよう設定すれば、Slackbotが特定のGmailなどを通知してくれます。

以上が、私がオススメする未読ストレスの解消方法です。どれも小さなことなのですが、積み重ねると意外とストレス緩和につながります。

未読に対して鈍感になれればこんなことをしなくても済むのですが、これはもう性格なので仕方ありません(苦笑)。

人によってストレスを感じるポイントは違うと思いますが、もし私のように完璧主義な一面がある方や、仕事への責任感から未読ストレスを抱えてしまうような方は、ぜひ上記のような方法で少しでもストレスを減らしてあげてくださいね。

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坪井安奈(つぼいあんな)●パラレルキャリア8年目。新卒で入社した小学館を25歳で辞め、ベンチャー企業やスタートアップ、海外(シンガポール)法人などで働いた後、個人事業主として独立。現在は、編集者/タレント/企業広報をツールに、伝え手として活動中。 

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